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Procedimentos para realização de eventos

Descrição

Procedimentos para realização de eventos do Projeto Conecta

Preparação para o evento

  • Definir data, horário e participantes com o coordenador do módulo;

  • Verificar disponibilidade com a equipe da AVMB;

  • Agendar Webconf no GLPI e a sala de reunião na recepção do prédio (ramal 4101);

  • Abrir chamado no SAC da AVMB conforme orientações abaixo:

Item 2 - Apoio a Implantação NOME_SISTEMA - Módulo XXX (START)

Conforme entendimentos solicito o início de implantação do Módulo XXX, e o agendamento da atividade abaixo:

  • Apresentação do NOME_SISTEMA - Módulo XXX (START)
  • Data: dd/mm/aaaa
  • Previsão de horário: xx:xxh às xx:xxh

Item 7 - Treinamento NOME_SISTEMA – Módulo XXXX

Conforme entendimentos solicito o agendamento da atividade abaixo:

  • Treinamento do NOME_SISTEMA - Módulo XXX
  • Data: dd/mm/aaaa
  • Previsão de horário: xx:xxh às xx:xxh

  • Enviar o número do chamado e as informações da atividade para a criação da ordem de serviço;

  • Anexar a O.S. criada ao chamado;

  • Atualizar a lista de presença e criar evento na agenda do Conecta, conforme texto abaixo:

Prezados(as) Senhores(as),

Segue convocação para participar da reunião de trabalho do SIG - Sistema Integrado de Gestão.

PAUTA

  • Apresentação / Treinamento NOME_SISTEMA - Módulo XXXXXX


DATA E LOCAL


RECURSOS NECESSÁRIOS

  • Sala adequada e com acesso à Internet
  • Datashow com sistema de som ou equipamento compatível


Solicitamos que as equipes dos Campi participem de forma conjunta da reunião. A organização do ambiente e equipamentos é responsabilidade do Profissional de TI designado para o sistema.

Favor confirmar sua presença pelo link disponível nesta mensagem (SIM / NÃO). Caso não possa comparecer justifique sua ausência.

Cordialmente,
Coordenação de Sistemas de Informação e Comunicação
Diretoria de Tecnologia da Informação e Comunicação

  • Enviar a lista de participantes para a AVMB

  • Solicitar a AVMB a apresentação do fluxo de negócio nos starts

Durante o evento

  • Testar os equipamentos (som, datashow, microfone, etc)

  • Solicitar assinatura da lista aos presentes e marcar os que participaram via Webconf


Após o Evento

  • Escanear a lista de presença, adicionar no chamado da atividade e arquivar na pasta "SIG"

  • Receber da AVMB a ata do evento e enviar para os participantes para apreciação e posterior homologação.

  • Receber o material utilizado e publicar na Wiki juntamente com os links para os vídeos da Webconf