Descrição
Procedimentos para realização de eventos do Projeto Conecta
Preparação para o evento
- Definir data, horário e participantes com o coordenador do módulo;
- Verificar disponibilidade com a equipe da AVMB;
- Agendar Webconf no GLPI e a sala de reunião na recepção do prédio (ramal 4101);
- Abrir chamado no SAC da AVMB conforme orientações abaixo:
Item 2 - Apoio a Implantação NOME_SISTEMA - Módulo XXX (START)
Conforme entendimentos solicito o início de implantação do Módulo XXX, e o agendamento da atividade abaixo:
- Apresentação do NOME_SISTEMA - Módulo XXX (START)
- Data: dd/mm/aaaa
- Previsão de horário: xx:xxh às xx:xxh
Item 7 - Treinamento NOME_SISTEMA – Módulo XXXX
Conforme entendimentos solicito o agendamento da atividade abaixo:
- Treinamento do NOME_SISTEMA - Módulo XXX
- Data: dd/mm/aaaa
- Previsão de horário: xx:xxh às xx:xxh
- Enviar o número do chamado e as informações da atividade para a criação da ordem de serviço;
- Anexar a O.S. criada ao chamado;
- Atualizar a lista de presença e criar evento na agenda do Conecta, conforme texto abaixo:
Prezados(as) Senhores(as),
Segue convocação para participar da reunião de trabalho do SIG - Sistema Integrado de Gestão.
PAUTA
- Apresentação / Treinamento NOME_SISTEMA - Módulo XXXXXX
DATA E LOCAL
- dd/mm/aaaa, xxxxx-feira, das xxh às xxh
- Webconferência: http://webconf2.rnp.br/ifsudestemg_reitoria
- Webconferência: http://webconf2.rnp.br/ifsudestmg_04
- Presencial: Reitoria, sala de reuniões do Xº andar
RECURSOS NECESSÁRIOS
- Sala adequada e com acesso à Internet
- Datashow com sistema de som ou equipamento compatível
Solicitamos que as equipes dos Campi participem de forma conjunta da reunião. A organização do ambiente e equipamentos é responsabilidade do Profissional de TI designado para o sistema.
Favor confirmar sua presença pelo link disponível nesta mensagem (SIM / NÃO). Caso não possa comparecer justifique sua ausência.
Cordialmente,
Coordenação de Sistemas de Informação e Comunicação
Diretoria de Tecnologia da Informação e Comunicação
- Enviar a lista de participantes para a AVMB
- Solicitar a AVMB a apresentação do fluxo de negócio nos starts
Durante o evento
- Testar os equipamentos (som, datashow, microfone, etc)
- Solicitar assinatura da lista aos presentes e marcar os que participaram via Webconf
Após o Evento
- Escanear a lista de presença, adicionar no chamado da atividade e arquivar na pasta "SIG"
- Receber da AVMB a ata do evento e enviar para os participantes para apreciação e posterior homologação.
- Receber o material utilizado e publicar na Wiki juntamente com os links para os vídeos da Webconf