Ao se receberem equipamentos e materiais, os seguintes procedimentos devem ser feitos para se atestar a conformidade dos mesmos com o edital de licitação:
1. Acessar o Edital e a Relação de Itens da Licitação em questão.
2. Obter as Notas Fiscais (recebidas junto ao produto ou por e-mail) e Notas de Empenho. Caso não as tenha recebido de antemão, verificar junto ao Diretor de Adminsitração (ramal 4107) a disponibilidade dos mesmos.
- Obs.: Também é possível consultar a situação do empenho acessando o Portal da Transparência
3. Verificar a conformidade:
- Da descrição do empenho com a descrição do Edital.
- Da descrição do produto recebido com o Empenho.
- Da descrição do produto recebido com o Edital.
- Caso o produto esteja em conformidade com o Edital (mesmo que no empenho esteja diferente), prosseguir para o próximo passo.
- Qualquer outra diferença, relatar ao DGTI e em seguida ao Diretor de Administração e aguardar para dar procedimento.
4. Atestar a Nota Fiscal, com carimbo próprio (localizado na sala do DGTI), data, assinatura e Siape (ou carimbo).
5. Encaminhar a Nota Fiscal atestada à recepcionista do andar, junto com a nota de empenho, para que uma cópia física seja arquivada e a cópia digital seja encaminhada para pagemento através do SIG.
6. Arquivar uma cópia digital dos documentos digitalizados junto ao diretório correspondente da pasta compartilhada da DGTI.
Observações gerais:
- Não existem Categorias de Materiais (CatMat) para todos os produtos comprados, em descrição exatamente igual às solicitadas pelo TI ou outros órgãos. Por esse motivo, é comum encontrar Notas de Empenho de produtos distintos àquele descrito no Edital. Como via de regra, prevalece a descrição do Edital, a menos que o mesmo especifique o contrário. Assim, pode-se exigir a constância do produto com o descrito no Edital, não importando o empenho.
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